"Kommunerne kan opnå stor værdi ved at anvende data strategisk," siger Jan Pries-Heje, professor ved Roskilde Universitet, om en nyligt godkendt strategi hos både Haderslev og Hillerød Kommune. Jan har hjulpet begge kommuner med at udvikle deres digitale forretningsstrategier ved hjælp af agile metoder, der stammer fra it-verdenen, men tilpasset til strategiprocesser.
"Strategier ender ofte med at blive forældede, før de er nået til ende, derfor har vi gennemført en agil strategiudvikling som en del af et forskningsprojekt jeg har. Strategien udvikles hurtigt inden for seks uger, den laves efter princippet om ”minimum viable product”, altså det mindste der kan anvendes, og strategien opbygges i moduler, som hurtigt kan skiftes ud."
Jan forklarer, at modulerne gør det muligt at tilpasse strategierne hurtigt til nye behov. En vigtig læring er, at ledelsen skal være tæt på processen, da det kan sikre en større forankring i ledergruppen og øge sandsynligheden for at strategien bliver en succes.
"Modulerne gør det muligt at tilpasse strategierne hurtigt til nye behov. En vigtig læring er, at ledelsen skal være tæt på processen, da det kan sikre en større forankring i ledergruppen og øge sandsynligheden for at strategien bliver en succes," siger Jan.
Data og digitalisering er nøgleelementer i kommunernes strategier
Strategierne er udviklet med fuld integration af både data og digitalisering. Blandt andet har Hillerød Byråd afsat midler til digitalisering og lægger særlig vægt på beskyttelse af borgerdata. I Haderslev Kommune har de blandt andet målt deres modenhed inden for digitalisering sammen med KL
"Data er en del af fundamentet, der gør digitalisering mulig," fortæller Jan. Han forklarer, at begge kommuner har indset vigtigheden af at have data af høj kvalitet for at kunne træffe velinformerede beslutninger. Derfor arbejder de aktivt med at udveksle data på tværs af forvaltninger.
Kommunerne ser et potentiale i at udnytte data og digitalisering til at løse nogle af de udfordringer, som de står over for.
Jan fremhæver, at brugen af data kan føre til tidsbesparelser, reduktion af besøg, mindre arbejdsskader, effektiv sagsbehandling, tiltrækning af arbejdskraft og klimahensyn fx ved optimering af vand- og kloaksystemer. "Unge ledere tiltrækkes af kommuner, der aktivt anvender data og digitalisering til bedre beslutningstagning og skaber en positiv opfattelse af kommunen. Cybersikkerhed er et aktuelt emne, hvilket øger fokus på datasikkerhed," udtaler Jan.
Hvad betyder det at data og digitalisering, er en del af kommunernes forretningsstrategi?
Manglende ledelsesopbakning, som Jan påpeger, er en afgørende årsag til fiasko i mange projekter. En udfordring ved brugen af data er derfor at sikre aktiv anvendelse og tilstrækkelig fokus på kvalitet. Jan understreger vigtigheden af at informere folk om brugen og formålet med data.
Jan bruger BBR-registret som et eksempel for at tale om vigtigheden af datakvalitet. Registret er i øjeblikket i medierne på grund af fejlagtig beskatning af boligejere. Det skyldes, ifølge Jan, at der ikke har været nogen til at holde øje med, om boligejerne indtaster de korrekte oplysninger i systemet, og der har heller ikke været nogen incitamenter for boligejerne til at sikre korrekte data.
”Selvom det måske ikke betyder så meget for den enkelte boligejer, hvis der står 20 m2 for lidt i BBR-registret, kan de fejlagtige oplysninger have alvorlige konsekvenser i fremtiden, især når det kommer til forkert beskatning,” fortæller Jan.
Jan understreger derfor vigtigheden af at ledelsen tager højde for datakvalitet.
”Det er afgørende, at ledere forstår sammenhængen mellem datakvalitet og digitalisering og deres evne til at træffe gode beslutninger baseret på data. Det er vigtigt at forankre data og digitalisering på direktørniveau og inddrage alle relevante parter i organisationen i udviklingen af strategier og anvendelsen af data,” siger Jan.
